+7 (499) 653-60-72 Доб. 448Москва и область +7 (812) 426-14-07 Доб. 773Санкт-Петербург и область

Общие нормы и правила оформления служебных документов

Некоторые реквизиты не изменяются при оформлении различных документов одного предприятия, как например: Поэтому эти реквизиты принято называть постоянными. Остальные реквизиты, фиксируемые при составлении конкретного документа, наименование вида документа, дата документа и т. Особенно важным является правильное оформление таких реквизитов, как дата, подпись, печать, регистрационный номер, гриф утверждения, которые придают документу юридическую силу. Каждый документ можно разделить на три основные части: В документе реквизиты отделяются друг от друга 2—3 междустрочными интервалами.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:
ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Правила оформления документов. Часть 1 (Схема расположения реквизитов)

5.4. Порядок составления и оформления служебных документов

Наименование организации - автора документа. Наименование организации указывается в точном соответствии с указанным в уставе и указывается на бланках типографским способом во время их изготовления. Название вида документа. Название вида документа указывается на бланке печатным или машинописным способом во время изготовления документов или заранее указывается при изготовлении бланков и должна соответствовать компетенции организации и содержания управленческого действия.

Исходя из названия вида документа, устанавливается перечень необходимых для его оформления реквизитов, структура текста и особенности его изложения и степень обязательности выполнения его требований.

Датировки документов Все служебные документы датируются. Датой документа является дата его подписания; для документа, который утверждается - дата утверждения; для документа, который принимается коллегиальным органом - дата его принятия, а также ата события, которое зафиксировано в документе.

На документах, составленных совместно несколькими организациями, указывается единственная дата самая поздняя дата подписания документа и проставляются порядковые регистрационные номера, предоставленные документа каждым учреждением-составителем.

Документы вступают в силу с момента их подписания утверждения , если в тексте не предусмотрена иная дата. Документы, которые подлежат государственной регистрации в Министерстве юстиции Украины, вступают в силу через 10 дней после их регистрации, если в них не установлен более поздний срок вступления их в силу.

Для распорядительного документа, который направляется для исполнения нижестоящими структурным подразделениям, датой вступления в силу считается дата получения его адресатом, если в самом документе не указан другой даты. Даты подписания, утверждения документа, а также дать, что есть в тексте оформляются цифровым способом.

Элементы даты приводятся тремя парами арабских цифр в одну строку в последовательности: Если порядковый номер месяца или числа состоит из одной цифры, то перед ними проставляется 0.

С января года следует писать: В текстах нормативных актов и документов, содержащих сведения финансового характера, применяется словесно-цифровой способ оформления даты: При ссылке в тексте на правовой акт или другой документ дата оформляется следующим образом: Дата на документе проставляется лицом, подписавшего его или утвердила, на момент подписания или утверждения.

Для документов, которые после подписания подлежат обязательной регистрации, датой документа является дата их регистрации исходящие письма, приказы, доверенности и т. Обязательному датировке и подписанию подлежат все служебные отметки на документах, связанные с их прохождением и исполнением резолюции, согласования, визы, отметки об исполнении документа и направлен его к делу и т.

Реквизит "дата" для документа, составленного на бланке, проставляется в левой верхней части документа вместе с Индексом на специально отведенном для этого месте на бланке. Если документ составлен не на бланке, его дата проставляется ниже подписи, слева.

Дата утверждения документа указывается в соответствующем грифе на месте, предусмотренном формуляром-образцом. Индексация документов Индексация документов заключается в присвоении им условных обозначений - индексов, которые предоставляются документам при регистрации и указывают на место составления, исполнения и хранения документов приложение 7.

Индексы входящих документов и тех, что создаются в организации состоят из порядковых номеров в пределах группы документов, регистрируемых с начала года, и дополняются индексом структурного подразделения, порядковым номером дела по номенклатуре дел, корреспондентов, исполнителей и др.

Индекс общего нормативного акта состоит из индексов, присвоенных учреждениями, выдавших документ. При этом составные части индекса каждого из авторов документа отделяются друг от друга косой чертой, например: Заголовок к тексту документа Заголовок к тексту документа - краткое изложение содержания документа.

Он должен быть максимально кратким и емким, точно передавать смысл текста. Если в документе речь идет о несколько вопросов, заголовок может формулироваться обобщенно.

Заголовок формулируется наборщиком документа и печатается через один межстрочный интервал. При составлении документа на основе унифицированной формы постоянная часть заголовка, что входит в название формы, дополняется переменной информацией, которая конкретизирует его содержание.

Заголовок к текстам не состоит в телеграмм, телефонограмм, сообщений, сопроводительных писем, а также в ответах гражданам на их заявления и жалобы и документов, которые печатаются на бумаге формата А5 x мм.

Текст документа При подготовке документа необходимо придерживаться следующих принципов: Объективность текста обеспечивается точно найденными фактами, констатацией действий организации уже осуществленных и осуществляемых. Полная объективность достигается высокой степенью безличности, отсутствием каких-либо субъективно-оценочных моментов в изложении текста.

Этот принцип заключается в форме выражения в тексте коллективных интересов, потому что самые важные, самые ответственные документы всегда является предметом коллегиального коллективного рассмотрения.

Служебные документы оформляются от имени юридического лица организации или ее структурного подразделения, поэтому личный момент в оценке фактов, событий, производственных ситуаций должен быть сведен к минимуму.

Поэтому большинство документов пишется не от первого, а от третьего лица университет просит, Министерство не возражает, фирме нужны Логическая последовательность.

Признаками логической последовательности являются: Логическая последовательность изложения текста достигается также за счет четкого разделения текста документа на отдельные пункты нумерация, буквенные обозначения, абзацы и др. Полнота информации.

Полный - это документ, содержание которого исчерпывает все обстоятельства, связанные с решением вопроса, который рассматривается. В тексте ничто не пропущено, ничего не надо домысливать.

Важно также, чтобы в тексте не было недомолвок, двусмысленностей, чтобы мысль и ее словесное выражение максимально совпадали, объединялись. Качество изложения, точность описания. Между этими требованиями к тексту документа существует такая связь: Прежде чем изложить окончательный вариант документа нужно детально обдумать его, подобрать такие слова и выражения, которые более полно и точно передают мнение.

Важным является четкое и точное формулировки просьб, предложений, приказов, удачное выделения и ударения основной мысли. Свобода от противоречий.

Противоречие может проявиться и усталость, что содержание то кету не соответствует форме документа просьба излагается в форме приказа. Текст документа должен быть кратким, а именно: Убедительный, аргументированный текст документа может ускорить принятие правильного решения, создать условия для заключения контракта соглашения , изменить сроки исполнения обязательств и др.

Типизация языковых средств - это стандартизация языка служебных документов, использования ключевых слов и типизированных оборотов.

Это различные виды документов, которые нуждаются в своих типизированных слов в приказе - приказываю; в постановлении - постановляем; в письме - гарантируем, посылаем и др. Этикет деловых бумаг. Важнейшим проявлением этикета является убедительность текста документа. Большинство деловых бумаг оформляется от третьего, а не от первого лица.

Это усиливает общественный характер документа. Речевой этикет не исчерпывается употреблением стандартных оборотов, висловлюючих вежливость. Он должен пронизывать деловой бумага весь, от адреса к подписей, включая и способ изложения текста.

Составителю текста надо тщательно выискивать надлежащую форму изложения мысли. Так, изложение должен быть сдержанным и не допускать откровенного проявления раздражения, злой насмешки и даже грубости.

Текст документа заключен в резком тоне, вызовет ответ в таком же резком и нетерпимому тони, что снижает эффективность деловых отношений и создает нервозность, напряженность между организациями. При написании текста делового письма следует помнить, что ожидаемый результат может быть только подсказан, но отнюдь не навязанный адресату.

Поэтому не следует излагать просьбу в форме жесткого требования. Следует просить не Вашего положительного решения, а просто рассмотрения высказанного просьбу и вынесения определенного решения.

Негативное впечатление производит и чрезмерная вежливость. Сдержанный тон проявляется также в том, что оценка определенной ситуации не высказывается прямо, а дается в косвенной форме через констатацию фактов, которые имели место или должны были иметь место.

Мысль, что ЕЕ не высказано в прямой форме, должна вытекать из самой логики фактов, а это дает силы и убедительности документу. Этикет проявляется и в подписании деловых бумаг, с соблюдением служебного уровня при подписании документов-ответов.

Письмо подписано директором, должен быть подписан также директором, а не его заместителем. Этикет требует соблюдения практики одного или нескольких подписей, в зависимости от документа. Если письмо адресовано отдельному человеку, а не организации уместно закончить словами 3 уважением или 3 глубоким уважением, особенно, если он содержит сведения негативного, отказное содержания и сама отказ высказанное в нем с достаточной сдержанностью и вежливостью.

Только внутренний такт и объективность в оценке ситуации могут подсказать наиболее целесообразен, самый эффективный способ выражения, который будет способствовать непогодженню деловых контактов между организациями.

Текст документа оформляется в виде сплошного сложного текста, анкеты, таблицы или сочетание этих форм. Сплошной текст документа содержит грамматически и логически согласованную информацию о управленческие действия и используется при составлении писем, распорядительных документов, положений, правил и т.

Как правило, тексты писем и распорядительных документов состоят из двух частей. В первой из них, констатирующей, указываются основание или обоснование составления документа, во второй, резолютивной излагаются выводы, предложения, решения, распоряжения или просьбу.

В отдельных случаях текст документа может содержать только одну резолютивную часть: Сплошной связный текст сложных документов может состоять из разделов, подразделов, должен иметь при необходимости заголовки и нумерацию, которые размещаются в логической последовательности изложения вопросов и нумеруются арабскими цифрами с предоставлением каждому разделу, подразделения соответствующего числового знака через точку 1.

Фамилии, наименования, сроки размещаются в тексте в алфавитном или ином принятом для данного вида документа порядке. Произвольное сокращение наименования учреждений и отдельных слов не допускается.

В документах, оформленных на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются. Номера страниц размещают посередине верхнего поля на расстоянии 10 - 15 мм от верхнего края листа.

Форма анкеты используется при изложении цифровой или словесной информации об один объект по определенным объемом признаков. Анкетные тексты используются в организационно-распорядительных документах, документах по материально-технического снабжения и сбыта, финансовых документах и т.

Форма таблицы используется при преподавании цифровой или словесной информации о несколько объектов по ряду признаков. Табличные тексты используются в плановых, отчетно-статистических, финансовых, бухгалтерских, организационно-распорядительных и других документах.

Заголовки таблиц должны быть короткими и полностью отражать содержание таблицы. Заголовок помещается над таблицей посередине и пишется с большой буквы. В конце заголовков и подзаголовков таблиц точка не ставится. Слово "Таблица" и порядковый номер таблицы указывается один раз справа на первой странице над таблицей, над другими пишется слово "Продолжение табл.

Повторяющиеся Слова друг под другом и в одной и той же графе таблицы, заменяются лапками. Замена лапками цифр, математических знаков, знака процентов и номеров обозначений не допускается.

Если повторяется лишь часть фразы, то допускается замена этой части словами "То же" с указанием дополнительных сведений. Цифры в графах таблиц нужно проставлять так, чтобы классы чисел во всей графе были расположены друг под другом.

Глава 2. Правила оформления реквизитов

Кроме того, каждая область деятельности оперирует специфическими видами документов. В качестве примера можно привести производственную или инженерную документацию, без которой не обходится деятельность любой организации, занятой в промышленной сфере. Инструкция по делопроизводству. Оформляем документы правильно К основным правилам оформления документов можно отнести в первую очередь схемы расположения реквизитов и их перечни. Он распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации: В стандарте определены:

Правила оформления документов — это утвержденный порядок соблюсти не удается, необходимо написать служебную записку.

Тексты документов: особенности составления и оформления

Кроме того, на бланке можно наносить ограничительные отметки для реквизитов: Образец бланка приказа приведем на рис. Предприятия, ведущие переписку с постоянными зарубежными корреспондентами, могут изготавливать бланки на двух языках. Такие бланки не рекомендуется применять в пределах Украины. При необходимости учета бланков предприятия их нумеруют с помощью нумератора, печатным или другим способом на нижнем поле оборотной стороны бланка. Требования к документам, изготовляемым с помощью печатных устройств Документы печатают на печатных машинках или с помощью компьютерной техники. Приводимые далее размеры касаются документов, которые имеют размер шрифта 12 — 14 пунктов. Отдельные внутренние документы докладные и пояснительные записки, заявления и др. Текст документов, печатаемых на листах формата А4, рекомендуется печатать через 1,5 межстрочных интервала, а формата А5 — через 1 — 1,5 межстрочных интервала.

Глава 2. Правила оформления реквизитов

О сайте Составление и оформление служебных документов Делопроизводственные процессы операции можно условно разделить на две основные части. Это документирование составление и оформление служебных документов и документооборот организация работы с документами прием, регистрация, контроль, отправка, хранение, сдача в архив. Новые компьютерные технологии предоставляют для этого широкие возможности. Практическое пособие для коммерческих фирм, общественных организаций и государственных структур. Кузнецовой, изд.

Правила оформления документов Бланки предприятия Документы предприятия должны, как правило, оформляться на бланках с эмблемой логотипом.

Программа элективного курса "Делопроизводство для "Чайников" (основы оформления документов на ПК)"

Содержание курса Тема 1. Введение Назначение курса. Структура курса и особенности его изучения. Основные источники и литература по курсу. Организация службы делопроизводства.

Как изменится оформление документов по новому ГОСТ

В приложении 10 дан полный перечень документации, входящей в УСД. Реквизит "Наименование организации" является собирательным обозначением автора документа. Автором могут быть организация, ее структурное подразделение, должностное лицо. Над наименованием организации указывают сокращенное или полное наименование вышестоящей организации, если она имеется. Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, печатают на двух языках - русском и национальном на одном уровне. Наименование на русском языке рекомендуется размещать слева, а на национальном - справа, если в нормативных актах субъектов Российской Федерации не установлен иной порядок.

Создание любого служебного документа предусматривает два этапа: Общие правила оформления документов изложены в ДСТУ.

Правила оформления документов

Бывают случаи, когда документ необходимо отправить сразу в несколько однородных организаций. Такие документы адресуются обобщенно: Генеральным директорам предприятий нефтяного комплекса При адресации внутренних документов можно указать только название подразделения или должность, инициалы и фамилию его руководителя.

Служебные документы

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело. В состав реквизита входят: Элементами данного реквизита являются: В связи с этим затруднения в употреблении могут вызывать слова-паронимы слова, близкие по звучанию, родственные, однокоренные слова, различающиеся значением. Трудности в восприятии текста документа может вызывать неоправданное использование заимствованных слов.

Наименование организации - автора документа. Наименование организации указывается в точном соответствии с указанным в уставе и указывается на бланках типографским способом во время их изготовления.

Для больших таблиц, схем, диаграмм, приложений А4 Приказы, письма и другие организационные распорядительные документы А5 х Применение стандартных форматов в делопроизводстве обеспечивает экономию бумаги, дает возможность использовать средства механизации и автоматизации при составлении и обработке документов. Размер поля 35 мм установлен для первой страницы бланков многостраничных документов. Размеры полей второй и последующих страниц многостраничных документов выбираются в указанных пределах, но одинаковыми для данного документа. Левое поле предназначено для подшивки документов, правое и нижнее оставляют на случай износа бумаги; верхнее — для указания страниц в многостраничных документах. При пользовании оборотной стороной листа левое поле должно составлять 10 мм, правое — 20 мм, то есть наоборот по отношению к лицевой стороне. Научные отчеты, рефераты, курсовые и дипломные работы, диссертации следует оформлять, соблюдая следующие размеры полей [5]: Аналогичные размеры полей должна иметь текстовая часть документов, подготавливаемых для типографического издания.

Служебную переписку следует применять лишь в случаях действительной необходимости, когда нет условий для осуществления личного общения, невозможно использовать средства связи или информационные системы или когда законодательными, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации или правовыми актами Министерства обороны предусмотрено составление письменного документа. В Вооруженных Силах составляются издаются и применяются следующие виды служебных документов: Они могут быть написаны или нарисованы от руки в рабочих тетрадях или на отдельных листах, напечатаны на принтере, изданы типографским, электрографическим или другим способом приложение Приказ — основной распорядительный служебный документ военного управления, издаваемый на правах единоначалия командиром воинской части начальником организации, учреждения.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: ГОСТ Р 7.0.97-2016. Общие требования к созданию документов - Елена Пономарева
Комментарии 7
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. Галина

    Денееег хотят ещё сверху или реально продали машину уже, скоты.

  2. Терентий

    Да , вопрос действительно интересный.

  3. Регина

    Есть полная запись семинара? Очень интересно, но надеюсь мне не понадобится)))

  4. takedo

    Откуда у вас ЭТА информация? Почему не указали нормативные акты? Я пол-года назад специально интересовался этой темой, и в найденных мной документах была формулировка примерно такого содержания: Собака должна быть обеспечена средством контроля . Никаких упоминаний о поводках, о намордниках и, уж конечно, о бойцовых породах , которых не найти ни в одном классификаторе пород. Существует довольно большое разнообразие амуниции, подпадающей под определение средство контроля и предоставляющей возможности по ограничению свободы действий животного. Начиная от упомянутых намордника и поводка, до электроошейника и электронных систем слежения.

  5. Аверьян

    Можно сделать хайповый ролик:

  6. Лиана

    А при случае проверки, просто поставить дату начало текущего месяца.

  7. Лариса

    Или вопрос вы включали компьютер с 10 (там допустим с 11 утра?